Časté otázky o fakturaci

Hlavně pro české freelancery (OSVČ) a malé firmy, které potřebují vystavovat faktury, sledovat příjmy a mít přehled o klientech, ale nechtějí studovat účetní software. Funguje pro plátce i neplátce DPH.

Máme dva tarify: Free je navždy zdarma a Pro stojí 99 Kč měsíčně. Při registraci dostane každý 2 měsíce Pro zdarma na zkoušku, bez platební karty.

Free tarif je plnohodnotný — až 60 vystavených faktur za posledních 12 měsíců (≈ 5/měsíc), neomezeně nabídek, zálohovek a opravných daňových dokladů, ARES, QR platby, ISDOC, statistiky, migrace, Webfaktura, upomínky. Pro odemkne neomezený počet faktur a přidává věci jako propojení s bankou, více firem/odesílatelů, tým, vlastní SMTP, export pro účetní nebo veřejné REST API. Detaily najdete v ceníku.

Ve Free tarifu si vystavíte až 60 běžných faktur za posledních 12 měsíců (rolovací okno, ≈ 5/měsíc). Cenové nabídky, zálohové faktury, daňové doklady k přijaté platbě, příjmové doklady i opravné daňové doklady jsou bez limitu — počítají se jen běžné faktury. V Pro tarifu žádný limit není.

Při dosažení limitu vám aplikace ukáže přesné datum, kdy se v rolujícím okně uvolní další slot (12 měsíců po nejstarší faktuře v okně), nebo můžete kdykoliv přejít na Pro a limit zmizí.

Máte úplně všechno z Pro tarifu na 2 měsíce zdarma, bez platební karty. Po skončení se účet automaticky přepne na Free — nic se nestrhne, nic se nesmaže, jen přestanou fungovat Pro funkce (napojení na banku, více odesílatelů, tým, SMTP atd.). Vaše faktury, zákazníci i projekty zůstávají přístupné. Předplatit pokračování Pro můžete kdykoliv jedním klikem.

Ano. ARES integrace funguje u odběratele, odesílatele i v centrálním seznamu zákazníků. Stačí zadat IČO a kliknout na tlačítko ARES — načte se jméno, adresa, DIČ, právní forma a evidence v rejstříku.

QR kód se generuje automaticky z údajů na faktuře — číslo účtu odesílatele, částka, variabilní symbol a splatnost. Vznikne podle českého standardu QR Platba (SPAYD), takže ho přečte každá česká bankovní aplikace.

Tiskne se vlevo dole na PDF, vedle souhrnu „Celkem k úhradě“. Klient otevře svou banku, naskenuje QR a všechna pole jsou předvyplněná — stačí potvrdit. Zkracuje to čas, který strávíte čekáním na platbu, a snižuje pravděpodobnost překlepu ve VS nebo částce.

QR generujeme i na zálohových fakturách a daňových dokladech k přijaté platbě. Pokud na konkrétní faktuře QR mít nechcete, vypnete ho jedním přepínačem v Nastavení projektu.

ISDOC je český XML formát pro elektronickou výměnu faktur — používá ho většina účetních systémů (Pohoda, Money S3, FlexiBee, ABRA atd.). Když ho účetní dostane, software z něj přečte všechny položky, sazby DPH a celkové částky bez ručního přepisování.

Většina nástrojů posílá ISDOC jako samostatný soubor vedle PDF. To znamená dva přílohy v mailu, dva soubory ve složce, a riziko, že se XML cestou ztratí. Faktuo vkládá ISDOC přímo do PDF (standard PDF/A‑3) — jeden soubor obsahuje obojí. Klient vidí krásnou fakturu, účetní si rozbalí XML a naimportuje ji jedním klikem.

Funguje to ve všech tarifech, včetně Free, a ISDOC se generuje automaticky pro každou vystavenou fakturu, zálohu i opravný daňový doklad — nemusíte nic zapínat.

Ano — datum vystavení i DÚZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) si nastavíte ručně při generování faktury. Aplikace vám nebrání vybrat datum v minulosti, takže můžete dohnat zapomenutou fakturu z předchozího týdne nebo měsíce.

Pár věcí, které je dobré mít na paměti — jsou to zákonné pravidla, ne omezení Faktuo:

• Plátce DPH musí fakturu vystavit do 15 dnů od DÚZP (§ 28 ZDPH). Antedatování přes tento limit je riziko při kontrole.
• Faktura patří do toho zdaňovacího období, které odpovídá DÚZP. Pokud už máte podané kontrolní hlášení / DPH za daný měsíc nebo kvartál, počítejte s dodatečným podáním.
• Číslování má návaznost — Faktuo vás na konflikt s již vystavenou řadou upozorní a nabídne korektní pořadové číslo.

Pro neplátce DPH jsou pravidla volnější — datum vystavení je v jejich případě hlavně účetní věc, ne daňová.

Ano. Faktuo umí importovat faktury z Fakturoidu (PDF/A‑3), Pohody, Money S3, iDokladu a dalších systémů, které exportují ISDOC. Detailní návod najdete na stránce o migraci.

Ano, v tarifu Pro. V Nastavení můžete přidat libovolný počet odesílatelů, každý má vlastní logo, IČO, DIČ, banku a evidenci v rejstříku. Při vystavování faktury si vyberete, který odesílatel ji vystavuje. Ve Free tarifu je k dispozici 1 odesílatel (jedna firma).

Ano. Pokud má odesílatel vyplněné DIČ, aplikace automaticky zapne DPH režim. Podporujeme různé sazby na jedné faktuře, daňové doklady, DÚZP, kvartální DPH přehledy a sledování zákonných limitů.

Vaše data jsou vždy vaše. Můžete si je kdykoliv exportovat (CSV pro účetní, ISDOC ZIP, PDF archiv) a účet zrušit. Po smazání účtu se data odstraní.

V datovém centru v rámci EU, šifrovaný přenos (HTTPS), pravidelné zálohy. Detaily najdete v Zásadách ochrany osobních údajů.

Ano. V každém dokumentu je tlačítko „Webfaktura" — vygeneruje se zabezpečený odkaz, který můžete poslat zákazníkovi. Otevře se v prohlížeči s QR kódem pro platbu, bez nutnosti instalace nebo registrace.

Ano. Každá vygenerovaná faktura, zálohová faktura i daňový doklad je PDF/A‑3b dokument s vloženými strukturovanými daty ve formátu ISDOC 6.0.2. To znamená, že jeden a ten samý PDF soubor, který pošlete zákazníkovi, si jeho účetní otevře v Pohodě, Money S3, iDokladu nebo jiném českém účetním softwaru a fakturu naimportuje rovnou — položky, DPH rozpis, odběratele, čísla i platební údaje — bez toho, aby k PDF museli dostat samostatný .isdoc soubor.

Technicky je XML přiloženo přes /AFRelationship /Source, stejným mechanismem, jaký používají mezinárodní standardy ZUGFeRD a Factur-X. Výstup prošel validací proti oficiálnímu PDF/A‑3b profilu bez chyb.

Pokud váš účetní používá starší software, který PDF/A‑3 neumí rozbalit, dokument se otevře jako běžné PDF bez rozdílu — ISDOC vrstva je jen přidaná hodnota, kterou moderní nástroje využijí automaticky. A pokud účetní přesto chce dostávat samostatné ISDOC soubory postaru, v aplikaci najdete Export pro účetnictví — vyberete období a dostanete ZIP se všemi ISDOC soubory najednou.

Ano. V Nastavení → Správa uživatelů můžete pozvat libovolný počet kolegů s rolí Administrátor (plný přístup), Uživatel (práce s projekty, bez přístupu k nastavením) nebo Účetní (přístup k dokladům + exportům pro účetnictví). Pozvánka se odešle e‑mailem.

Ve Free tarifu zůstávají aktivní vlastník + libovolný počet pozvaných účetních (aby se vám účetní nezamknul, když přejdete na Free). Ostatní role (administrátor, uživatel) na Free uzamkneme — jejich účty zůstanou v DB a po obnovení Pro se přístup vrátí. V Pro tarifu jsou všechny role bez omezení.

Ne. Jedna e‑mailová adresa může patřit do libovolného počtu organizací současně. Typicky to využívají lidé, kteří:

• vlastní s.r.o. a zároveň fakturují jako OSVČ,
• dělají účetnictví externě pro více klientů,
• spravují fakturaci pro partnerskou firmu.

Stačí, aby vás někdo v té další organizaci pozval na stejný e‑mail, jaký používáte pro svůj stávající účet. Pozvánku přijmete zadáním stávajícího hesla — nemusíte zakládat nový účet. Po přihlášení si pak v navigaci vpravo nahoře jedním klikem přepnete, ve které organizaci chcete pracovat. Data jednotlivých organizací jsou zcela oddělená.

V aplikaci je podrobná nápověda ke všem funkcím. Pokud tam odpověď nenajdete, napište nám přes kontaktní formulář.

Ano. Faktuo je responzivní webová aplikace, takže funguje v prohlížeči na telefonu i tabletu. Není potřeba instalovat žádnou aplikaci. Pro nejlepší zážitek na mobilu si můžete přidat zástupce na plochu.

Ano. V pravém horním rohu aplikace je ikona měsíce/slunce pro přepínání tmavého režimu.

Ano. U každé faktury i položky v katalogu si můžete vybrat měnu. Faktuo podporuje Kč, EUR, USD a další běžné měny. Kurzy pro DPH přepočet se berou z ČNB.

V Pro tarifu můžete v Nastavení zadat token pro FIO Banku. Faktuo pak každých pár minut stahuje příchozí platby a párování probíhá podle variabilního symbolu, částky a měny. Shodu potvrdíte jedním klikem, nebo si ji zautomatizujete. Další banky přidáváme postupně.

U každé faktury po splatnosti se zobrazí tlačítko Upomínka. Stisknete a zákazníkovi odejde e‑mail s připomínkou a PDF přílohou. Můžete poslat i několik upomínek za sebou s odlišným tónem (zdvořilá, důrazná, poslední před předáním).

Ano. U každého projektu si v sekci „Jazyk PDF" vyberete jazyk dokumentu — čeština, angličtina, slovenština, nebo němčina. Všechny popisky, hlavičky tabulek a patička se přeloží automaticky.

Vlastní data (názvy firem, popisy položek, poznámky) zůstávají v jazyce, ve kterém jste je zadali — překládáme jen rámec dokumentu, ne obsah, který napíšete vy. Pro zahraničního zákazníka tedy popíšete položky rovnou anglicky a Faktuo zbytek dotáhne. Funguje ve všech tarifech.

Faktury se číslují automaticky podle data vystavení ve formátu FA-YY-MM-NNN — např. první faktura v dubnu 2026 dostane číslo FA-26-04-001. Pořadové číslo se resetuje podle zvoleného režimu:

• Měsíční režim (výchozí) — sekvence se restartuje každý měsíc, takže první faktura v každém měsíci je NNN = 001.
• Roční režim — sekvence běží přes celý rok, restartuje se až 1. ledna.

Režim přepnete v Nastavení → Číslování dokladů. Stejně tak prefix („FA"), výchozí pořadové číslo a číselné řady pro zálohové faktury („ZF"), daňové doklady k platbě („DD"), opravné daňové doklady („OD") a příjmové doklady („PD") — každá řada je nezávislá.

V Pro tarifu můžete u projektu zapnout režim přenesené daňové povinnosti. Na faktuře se pak automaticky objeví zákonné znění „daň odvede zákazník" a DPH se u dotčených položek nepočítá. Hodí se pro stavebnictví, odpady a další zákonem stanovené obory.

Ano. K faktuře, nabídce i zálohové faktuře můžete přiložit libovolné soubory (smlouvy, fotky, dodací listy). Zákazník si je otevře přes webfakturu spolu s PDF.

Ano. Data jsou uložena v EU, přenos je šifrovaný, hesla hashovaná. V Nastavení najdete GDPR nástroje — export vašich dat, smazání účtu a informace o zpracování. Detaily v Zásadách ochrany osobních údajů.

Ano. Faktuo obsahuje sdílený tým‑kalendář pro vaše projekty, do kterého automaticky přidává státní daňový kalendář — termíny pro DPH, zálohy na daň z příjmů, sociální a zdravotní. Nemělo by vám tak nic uniknout.

Dvě možnosti: v Pro tarifu ho můžete přímo pozvat jako uživatele do vaší organizace. Nebo mu jednoduše pošlete Export pro účetnictví — ZIP se všemi ISDOC soubory za vybrané období, který si naimportuje do svého systému.

Databáze se zálohuje automaticky každý den, zálohy se ukládají zašifrovaně. Kromě toho si můžete kdykoliv sami stáhnout kompletní export — CSV, ISDOC ZIP i PDF archiv. Vaše data jsou vždy ve vašich rukou.

Ano. V Nastavení → Odesílatelé nahrajte logo (PNG, JPG, SVG) a zobrazí se v záhlaví všech vygenerovaných PDF. Každý odesílatel má vlastní logo.

Ano. Vystavíte zálohovou fakturu, po přijetí platby k ní automaticky vznikne daňový doklad k přijaté platbě. Na finální faktuře se pak zaplacená záloha odečte. Vše správně dle DPH zákona.

V Pro tarifu otevřete Nastavení → E‑maily a zadáte údaje k SMTP serveru (host, port, uživatele, heslo). Pak odchozí faktury a upomínky půjdou z vaší adresy — ne z naší. Ve Free tarifu posíláme za vás z platformy.

Pro tarif stojí 99 Kč měsíčně. Pokud zaplatíte ročně předem, je to 990 Kč za celý rok — ušetříte tak dva měsíce oproti měsíční platbě. Žádné skryté poplatky, žádné zdražení po prvním roce. Free tarif je navždy zdarma.

Ano. Po každé platbě za Pro předplatné vám automaticky vystavíme řádný daňový doklad s naším IČO/DIČ a pošleme ho e‑mailem na adresu, kterou máte v účtu. Plně použitelný do účetnictví.

Rozhodně. Pokud u odesílatele nevyplníte DIČ, aplikace přejde do režimu neplátce — DPH se na fakturách nezobrazuje, ceny jsou konečné a PDF má správné zákonné znění. Funguje i pro paušální daň.

K existující faktuře můžete vystavit opravný daňový doklad (dobropis), který částku vrací nebo upravuje. Číslování i vazba na původní doklad se udělají automaticky. Pro drobné opravy před odesláním stačí fakturu běžně upravit.

Ano. V Pro tarifu je dostupné veřejné REST API pro generování PDF — pošlete data faktury jako JSON přes POST /api/v1/pdf, dostanete zpět hotový PDF. Limit 50 požadavků za minutu na klíč. Hodí se na napojení e‑shopu, CRM nebo vlastní aplikace.

Klíče si vygenerujete v Nastavení → API klíče. Plnou referenci s curl + JS příklady, status kódy a bezpečnostními doporučeními najdete na /api-dokumentace. Pro jednorázové integrace stále platí export přes ISDOC nebo CSV.

Vybíráte si z pěti vizuálních stylů PDF — Klasický, Minimal, Monochrome, Modern a Elegant. Klasický a Modern pracují s barvou motivu, kterou si nastavíte; Minimal a Monochrome jsou záměrně černobílé pro decentnější dokumenty.

V Nastavení → Vzhled dokumentu uvidíte náhled v reálném čase — vlevo faktura, vpravo cenová nabídka. Jakákoli změna (šablona, barva, logo, patička) se okamžitě promítne, takže nemusíte generovat zkušební PDF jen abyste viděli, jak to vypadá. Šablony jsou dostupné ve všech tarifech.